Política de privacidad

Responsable del tratamiento

Oteo es una empresa individual neerlandesa (eenmanszaak), KvK 82061386, La Haya (Países Bajos), NIF-IVA NL228953042B01. Para cualquier cuestión sobre tus datos: support@getoteo.com.

Oteo es responsable de tu cuenta, tu suscripción, esta web y los registros de seguridad. Sobre las facturas, correos y movimientos bancarios de tu espacio de trabajo decide tu empresa; Oteo los trata por encargo tuyo, según el contrato de encargo del tratamiento.

Las preguntas sobre tus datos se hacen en la página de contacto.

Qué guarda Oteo

• Tu cuenta: nombre, correo e idioma.
• Tu empresa: nombre, país, NIF/IVA, y los clientes y productos que facturas.
• Las facturas, tickets y movimientos bancarios que añades, con los propios archivos.
• De Gmail u Outlook, si lo conectas: solo mensajes con facturas y tickets. Oteo nunca envía ni borra correo; solo etiqueta o mueve los correos de facturas si activas el archivado.
• De Google Drive, si lo conectas: solo los archivos que eliges en la ventana de Google. Oteo nunca ve ni cambia el resto de tu Drive.
• De Outlook y OneDrive, si los conectas: correos con facturas y tickets, y los archivos de la carpeta propia de Oteo en OneDrive (Apps/Oteo). Oteo nunca envía ni borra correo y nunca ve el resto de tu OneDrive.
• De Telegram, si lo vinculas: tu ID de chat, tu nombre de Telegram y los archivos que envías al bot de Oteo. Oteo solo responde a tus propios mensajes.
• Tus respuestas cuando Oteo te pregunta qué te parece. Oteo solo te cita, con tu nombre de pila, si lo marcas aparte, y puedes retirarlo cuando quieras.
• Si configuras Oteo con un enlace de invitación y mantienes el código, qué espacio invitó al tuyo. Quien te invitó solo ve un número, no quién eres.
• Tu plan y el estado del pago. Los datos de tu tarjeta se quedan en Stripe; Oteo nunca los ve.
• Los mensajes al soporte de Oteo y tus preguntas a Oteo AI.
• Un registro de cada consulta del personal de Oteo, con el motivo.

Tu buzón y otras integraciones

• Solo lo necesario. Oteo busca facturas y tickets en tu buzón. El correo que no lo parece no se guarda; Oteo solo conserva una marca técnica para no procesar dos veces el mismo correo.
• Leer, no escribir. Oteo nunca envía ni borra correos. Si activas la regla de etiquetar o mover el correo procesado, Oteo te pide un permiso aparte y solo hace eso.
• Permisos de Google. Gmail: solo lectura (gmail.readonly), y gmail.modify solo si activas la regla de etiquetas. Google Drive: solo los archivos que eliges o que crea Oteo (drive.file).
• Nadie lee tu correo. La búsqueda y la lectura son automáticas. Un empleado de Oteo solo accede si pides ayuda, por seguridad o si la ley lo exige. Cada acceso queda registrado.
• Desconectar. Si desconectas un buzón o servicio, Oteo deja de leerlo al momento y borra las claves. Las facturas ya recibidas siguen en tu espacio de trabajo. También puedes retirar el acceso en Google o Microsoft.
• Sin entrenamiento. Oteo no usa tus datos, tampoco los de Google o Microsoft, para desarrollar ni entrenar modelos generales de IA.

¿Aparece tu nombre o tu IBAN en una factura que un cliente de Oteo ha subido? Esa empresa decide sobre esos datos. Contacta primero con ella; si no es posible, te ayudamos nosotros.

Finalidades y base jurídica

Quién nos ayuda

Solo tratan datos para Oteo y no pueden usarlos para sí mismos.

Transferencias internacionales

La base de datos está en Irlanda y los servidores en Dublín (Irlanda). Para leer un documento, Oteo envía su contenido a Anthropic (Claude, Estados Unidos) o a Google (Gemini); el otro lo lee una segunda vez si hay dudas. OpenAI (Estados Unidos) es la última reserva y responde a las preguntas a Oteo AI. Si envías un documento por WhatsApp, llega a través de Kapso y del servicio de WhatsApp de Meta. Otros proveedores también son empresas estadounidenses. Las transferencias se basan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Estos servicios de IA no usan los datos para entrenar modelos. Si activas Marketing en la web, Google (EE. UU.) recibe tus datos de visita, bajo el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

Plazos de conservación

Tu contabilidad debes conservarla tú durante los plazos legales españoles (en general 4 años a efectos fiscales y 6 según el Código de Comercio). Exporta tus documentos antes de cancelar.

Datos de Google

Si conectas Gmail o Google Drive, Oteo usa los datos de Google solo para reunir y mostrarte facturas y tickets. El uso y la transferencia de la información que Oteo recibe de las API de Google cumplen la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). Oteo no usa los datos de Google para publicidad, no los vende y no entrena modelos de IA con ellos. Las personas de Oteo solo los leen con tu permiso, por seguridad o si la ley lo exige.

Seguridad

Cada espacio de trabajo está aislado por cliente en la base de datos. Las conexiones y los datos almacenados están cifrados. Un empleado de Oteo solo accede a tus documentos si tú lo pides, y queda registrado. Si una brecha de seguridad te afecta, te lo comunicaremos.

Tus derechos

Puedes pedir a Oteo el acceso, la rectificación, la supresión, la portabilidad o la limitación del tratamiento de tus datos, y oponerte a él. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento. Respondemos en el plazo de un mes. Si se trata del contenido de un espacio de trabajo, trasladaremos tu solicitud a la empresa titular.

Si no estás conforme, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos o ante la autoridad neerlandesa, la Autoriteit Persoonsgegevens.

Lo que Oteo nunca hace

• Vender tus datos o usarlos para publicidad.
• Hacer pagos o presentar declaraciones por ti.
• Enviar correo desde tu buzón.

Cambios

Si cambia algo importante en esta política, te avisaremos por correo o en la aplicación.

Edad

Oteo está dirigido a empresarios y profesionales mayores de 18 años. No recogemos a sabiendas datos de menores; si ocurre, los eliminamos.

Versiones