Privacy bij Oteo

Wie is verantwoordelijk

Oteo is een eenmanszaak, ingeschreven bij de KvK onder nummer 82061386, Den Haag. Vragen over je gegevens stel je via support@getoteo.com.

Oteo is verantwoordelijk voor je account, je abonnement, deze website en de beveiligingslogboeken. Over de facturen, mails en bankregels in je werkruimte beslist je eigen bedrijf. Oteo verwerkt die in jouw opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst.

Vragen over je gegevens stel je via de contactpagina.

Wat Oteo bewaart

• Je account: naam, e-mailadres en taal.
• Je bedrijf: bedrijfsnaam, land, btw-nummer, en de klanten en producten die je factureert.
• Facturen, bonnen en bankregels die je toevoegt, met de bestanden zelf.
• Uit Gmail of Outlook, als je die koppelt: alleen berichten met facturen en bonnen. Oteo verstuurt of verwijdert nooit mail; alleen als je opbergen aanzet, geeft het factuurmails een label of verplaatst ze.
• Uit Google Drive, als je die koppelt: alleen de bestanden die je zelf kiest in het venster van Google. Oteo ziet of verandert de rest van je Drive nooit.
• Uit Outlook en OneDrive, als je die koppelt: mail met facturen en bonnen, en de bestanden in de eigen OneDrive-map van Oteo (Apps/Oteo). Oteo verstuurt of verwijdert nooit mail en ziet de rest van je OneDrive nooit.
• Uit Telegram, als je die koppelt: je chat-ID, je Telegram-naam en de bestanden die je naar de Oteo-bot stuurt. Oteo antwoordt alleen op je eigen berichten.
• Je antwoorden als Oteo vraagt hoe het bevalt. Oteo citeert je alleen, met je voornaam, als je dat apart aanvinkt, en je kunt dat altijd intrekken.
• Als je Oteo inricht via een uitnodigingslink en de code laat staan, welke werkruimte de jouwe uitnodigde. Wie je uitnodigde ziet alleen een aantal, niet wie je bent.
• Je plan en betaalstatus. Je kaartgegevens blijven bij Stripe; Oteo ziet ze nooit.
• Berichten aan Oteo-support en je vragen aan Oteo AI.
• Een logboek van elke inzage door Oteo-medewerkers, met de reden.

Je mailbox en andere koppelingen

• Alleen wat nodig is. Oteo zoekt in je mailbox naar facturen en bonnen. Mail die daar niet op lijkt, wordt niet bewaard. Oteo houdt alleen een technisch kenmerk bij, zodat dezelfde mail niet twee keer wordt verwerkt.
• Lezen, niet schrijven. Oteo verstuurt en verwijdert nooit mail. Zet je zelf de regel aan om verwerkte mail te labelen of te verplaatsen, dan vraagt Oteo daar apart toestemming voor en doet het alleen dat.
• Rechten bij Google. Gmail: alleen lezen (gmail.readonly), plus gmail.modify alleen als je de label-regel aanzet. Google Drive: alleen bestanden die je zelf kiest of die Oteo maakt (drive.file).
• Geen mens leest mee. Het zoeken en uitlezen gebeurt automatisch. Een medewerker van Oteo kijkt alleen mee als jij om hulp vraagt, voor beveiliging, of als de wet het eist. Elke inzage wordt vastgelegd.
• Loskoppelen. Koppel je een mailbox of dienst los, dan stopt Oteo meteen met ophalen en verwijdert de sleutels. Facturen die al binnen zijn, blijven in je werkruimte. Je kunt de toegang ook intrekken bij Google of Microsoft zelf.
• Geen training. Oteo gebruikt jouw gegevens, ook die uit Google of Microsoft, niet om algemene AI-modellen te ontwikkelen of te trainen.

Staat jouw naam of IBAN op een factuur die een klant van Oteo heeft ingeladen? Dan bepaalt dat bedrijf wat ermee gebeurt. Neem eerst contact op met dat bedrijf. Lukt dat niet, dan helpen wij je verder.

Waarom, en op welke grond

Wie ons helpt

Zij verwerken gegevens alleen voor Oteo en mogen ze niet voor zichzelf gebruiken.

Gegevens buiten de EU

De database staat in Ierland en de servers in Dublin (Ierland). Om een document te lezen stuurt Oteo de inhoud naar Anthropic (Claude, Verenigde Staten) of Google (Gemini); de andere leest het een tweede keer bij twijfel. OpenAI (Verenigde Staten) is de laatste reserve en beantwoordt vragen aan Oteo AI. Stuur je een document via WhatsApp, dan komt het binnen via Kapso en de WhatsApp-dienst van Meta. Ook andere hulpen zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte gebeurt alleen op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Deze AI-diensten gebruiken de gegevens niet om modellen te trainen. Zet je Marketing aan op de website, dan ontvangt Google (VS) je bezoekgegevens, onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Hoe lang we bewaren

Je administratie moet je zelf 7 jaar bewaren. Exporteer daarom je documenten voordat je opzegt.

Google-gegevens

Koppel je Gmail of Google Drive, dan gebruikt Oteo de gegevens van Google alleen om facturen en bonnen voor je te verzamelen en te tonen. Het gebruik en de doorgifte van informatie die Oteo van Google API's ontvangt, voldoet aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use. Oteo gebruikt Google-gegevens niet voor reclame, verkoopt ze niet, en laat er geen AI-modellen op trainen. Mensen bij Oteo lezen ze alleen met jouw toestemming, voor beveiliging of als de wet het eist.

Beveiliging

Elke werkruimte is in de database afgeschermd per klant. Verbindingen en opgeslagen gegevens zijn versleuteld. Inzage door een Oteo-medewerker gebeurt alleen op jouw verzoek en wordt vastgelegd. Bij een datalek dat jou raakt, laten we het je weten.

Je rechten

Je kunt Oteo vragen je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen, over te dragen of het gebruik te beperken. Je kunt ook bezwaar maken. Toestemming kun je altijd intrekken. We antwoorden binnen een maand. Gaat het om de inhoud van een werkruimte, dan sturen we je verzoek door naar het bedrijf van die werkruimte.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Woon je in Spanje, dan bij de AEPD.

Wat Oteo nooit doet

• Je gegevens verkopen of gebruiken voor reclame.
• Betalingen doen of aangiftes indienen voor je.
• Mail versturen vanuit je mailbox.

Wijzigingen

Verandert er iets belangrijks in deze verklaring, dan laten we het je weten per mail of in de app.

Leeftijd

Oteo is er voor ondernemers van 18 jaar en ouder. We verzamelen niet bewust gegevens van jongere mensen. Blijkt dat toch zo te zijn, dan verwijderen we ze.

Versies