Algemene voorwaarden Oteo

1.1Oteo is een handelsnaam van J. von Oven, eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82061386, gevestigd in Den Haag, btw-identificatienummer NL228953042B01 ("Oteo", "wij").

1.2Je bereikt ons via support@getoteo.com of via Help in de app.

• Dienst: de software Oteo op www.getoteo.com en in de app, met alle functies en koppelingen.
• Klant: de onderneming die een account aanmaakt en de Dienst gebruikt ("jij").
• Gebruiker: iedere persoon die via de werkruimte van de Klant inlogt, zoals een teamlid of boekhouder.
• Werkruimte: de afgeschermde omgeving van de Klant in de Dienst.
• Klantgegevens: alle documenten, bestanden, mails, bankregels en andere gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst zetten of laten ophalen.
• Voorstel: een uitkomst die de Dienst automatisch maakt, zoals uitgelezen factuurgegevens, een categorie, een betaalvoorstel of een tip.

3.1Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de Dienst, ook tijdens de proefperiode.

3.2De Verwerkersovereenkomst en de Privacyverklaring horen bij deze voorwaarden. Gaat het over persoonsgegevens in Klantgegevens, dan gaat de Verwerkersovereenkomst voor.

3.3Algemene voorwaarden van de Klant gelden niet, ook niet als de Klant ernaar verwijst.

4.1De Dienst is bedoeld voor ondernemers en organisaties. Door je aan te melden verklaar je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en dat je 18 jaar of ouder bent.

4.2Wie zich aanmeldt namens een onderneming, verklaart dat hij die onderneming mag vertegenwoordigen.

4.3Regels die alleen voor consumenten gelden, zoals het herroepingsrecht, zijn niet van toepassing.

4.4De Klant bepaalt wie hij uitnodigt, zoals teamleden of een boekhouder, en welke rechten die krijgen. De Klant is verantwoordelijk voor wat zij in de werkruimte doen.

5.1Oteo verzamelt en leest facturen, bonnen en bankregels, doet Voorstellen en helpt je overzicht te houden over je geld.

5.2Oteo is een hulpmiddel. Oteo doet niet:

• betalingen uitvoeren of geld beheren;
• belastingaangiftes indienen;
• boekhoud-, belasting-, juridisch of financieel advies geven;
• de wettelijke administratie van de Klant voeren of bewaren in plaats van de Klant.

5.3Voorstellen worden gemaakt met software en kunstmatige intelligentie, en kunnen fouten bevatten. De Klant controleert elk Voorstel voordat hij erop vertrouwt, er een betaling op baseert of het doorgeeft aan een boekhouder of de Belastingdienst.

5.4Autopilot. Zet de Klant Autopilot aan, dan mag Oteo documenten van leveranciers die de Klant eerder zelf bevestigde, zonder nieuwe bevestiging verwerken als "te betalen". Oteo houdt daarbij documenten tegen bij afwijkingen, zoals een nieuw IBAN of een ongebruikelijk bedrag. De Klant blijft verantwoordelijk voor wat hij betaalt. Autopilot staat aan of uit per werkruimte en kan altijd worden uitgezet.

5.5Functies die als "bèta" of "binnenkort" staan gemarkeerd, bieden we zonder garantie aan. We mogen ze aanpassen of stoppen.

6.1De Klant zorgt dat de gegevens bij aanmelding kloppen en houdt ze actueel.

6.2De Klant zorgt dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot zijn e-mailadres en zijn account. De Klant is verantwoordelijk voor wat er via zijn account gebeurt.

6.3Merkt de Klant misbruik of een lek, dan meldt hij dat direct aan Oteo.

7.1Een nieuwe werkruimte krijgt een gratis proefperiode van 14 dagen met maximaal 50 documenten. Er is geen betaalkaart nodig.

7.2Tijdens de proef zijn sommige functies niet beschikbaar, zoals Telegram. Op de planpagina staat wat bij welk plan hoort.

7.3Na de proef blijft de werkruimte alleen-lezen beschikbaar tot de Klant een plan kiest of de werkruimte laat verwijderen. Er wordt niets automatisch afgeschreven.

8.1De actuele plannen, limieten en prijzen staan op www.getoteo.com/plans. Prijzen zijn in euro's en zijn eindbedragen, inclusief btw voor zover verschuldigd.

8.2Een abonnement loopt per maand of per jaar, zoals de Klant kiest. Betaling gebeurt vooraf, via Stripe.

8.3Een abonnement wordt automatisch verlengd met dezelfde periode, tot de Klant opzegt.

8.4Extra documenten (pakketten) worden vooraf betaald, zijn 12 maanden geldig vanaf aankoop en worden niet terugbetaald.

8.5Lukt een betaling niet, dan probeert Stripe het opnieuw en krijgt de Klant een mail. Is na 14 dagen nog niet betaald, dan mag Oteo de werkruimte alleen-lezen zetten tot er betaald is.

8.6Oteo mag prijzen aanpassen. Een verhoging melden we minstens 30 dagen vooraf per mail. Ze geldt vanaf de eerstvolgende verlenging. Is de Klant het er niet mee eens, dan kan hij opzeggen voordat de verhoging ingaat.

8.7Ben je het niet eens met een afschrijving, neem dan eerst contact op met Oteo. We antwoorden binnen 2 werkdagen en zoeken samen een oplossing. Start de Klant zonder dat contact een terugboeking (chargeback), dan mag Oteo het account opschorten tot het is opgelost en de kosten van de terugboeking in rekening brengen als die onterecht blijkt.

9.1De Klant kan altijd opzeggen in de app, onder Instellingen > Abonnement. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende maand of het lopende jaar. Tot dan blijft alles werken.

9.2Al betaalde perioden en pakketten worden niet (gedeeltelijk) terugbetaald, tenzij de wet dat eist.

9.3Oteo kan een abonnement opzeggen met een termijn van 2 maanden. Dan betalen we vooruitbetaald geld voor de periode daarna terug.

9.4Oteo mag de toegang direct opschorten of de overeenkomst direct beëindigen als de Klant deze voorwaarden ernstig schendt, de Dienst misbruikt, of failliet gaat.

9.5Per onderneming is er één gratis proef. Wie meerdere accounts aanmaakt om steeds opnieuw te proberen of om limieten te omzeilen, kan door Oteo worden geweigerd of opgeschort.

10.1Na het einde van het abonnement blijft de werkruimte 90 dagen alleen-lezen beschikbaar. De Klant kan in die tijd alles exporteren: de documenten zelf en de export voor de boekhouder. Oteo stuurt op dag 60 en dag 85 een herinnering per mail.

10.2Daarna verwijdert Oteo de Klantgegevens binnen 30 dagen, behalve wat Oteo wettelijk moet bewaren, zoals de facturen voor het abonnement. Loopt er een geschil, dan mag Oteo het verwijderen uitstellen tot dat is opgelost. Oteo bevestigt het verwijderen per mail. Kopieën in back-ups worden binnen de normale bewaartermijn van de back-ups overschreven.

10.3De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht van zijn administratie (in Nederland 7 jaar). Hij exporteert zijn gegevens daarom op tijd.

10.4De Klant kan Oteo ook eerder vragen de werkruimte te verwijderen. Oteo vraagt dan eerst te bevestigen dat de export is gedaan.

11.1Klantgegevens blijven van de Klant. Oteo gebruikt ze alleen om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren, zoals beschreven in de Verwerkersovereenkomst.

11.2De Klant geeft Oteo daarvoor het recht om Klantgegevens op te slaan, te lezen, te verwerken en te tonen.

11.3De Klant zorgt dat hij Klantgegevens in Oteo mag zetten. Koppelt hij een mailbox, Drive of andere dienst, dan zorgt hij dat hij daar bevoegd toe is.

11.4Oteo verkoopt Klantgegevens niet en gebruikt ze niet voor reclame. Oteo laat externe AI-diensten niet trainen op Klantgegevens.

11.5Oteo mag geanonimiseerde en samengevoegde gegevens gebruiken, bijvoorbeeld om te tellen hoe vaak de herkenning klopt, zolang niemand daaruit te herleiden is.

11.6Gegevens uit Google-diensten gebruikt Oteo alleen om facturen en bonnen voor de Klant te verzamelen en te tonen, volgens de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use.

11.7De Klant vrijwaart Oteo voor aanspraken van derden die ontstaan doordat de Klant gegevens in Oteo zette zonder dat dat mocht, of de Dienst in strijd met deze voorwaarden of de wet gebruikte.

De Klant en zijn Gebruikers gebruiken de Dienst niet om:

• iets te doen wat in strijd is met de wet, zoals fraude, witwassen of valse facturen maken;
• inhoud op te slaan die illegaal is of rechten van anderen schendt;
• de Dienst te hacken, te overbelasten, automatisch uit te lezen of limieten te omzeilen;
• toegang door te verkopen of de Dienst na te bouwen.

13.1Oteo bewaart bestanden van klanten en is daarmee een hostingdienst in de zin van de Digital Services Act.

13.2Wie inhoud in Oteo tegenkomt die illegaal is, kan dat melden via support@getoteo.com met "Melding inhoud" in het onderwerp. Dit adres is ook het contactpunt voor autoriteiten.

13.3Oteo beoordeelt meldingen zorgvuldig en kan inhoud verwijderen of een account opschorten. We laten de Klant weten waarom, tenzij dat niet mag.

14.1Oteo doet zijn best de Dienst goed en ononderbroken te laten werken, maar kan dat niet garanderen. Er is geen afgesproken beschikbaarheidspercentage.

14.2Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten werktijd.

14.3Oteo mag de Dienst veranderen en verbeteren. Halen we een belangrijke functie weg uit een betaald plan, dan melden we dat 30 dagen vooraf en mag de Klant opzeggen met terugbetaling van de resterende periode.

Oteo werkt met diensten van anderen, zoals Gmail, Outlook, Google Drive, Telegram, Stripe en boekhoudpakketten. Voor die diensten gelden hun eigen voorwaarden. Oteo is niet verantwoordelijk als zo'n dienst stopt, verandert of een koppeling blokkeert.

16.1Oteo is alleen aansprakelijk voor directe schade die de Klant lijdt doordat Oteo deze voorwaarden toerekenbaar niet nakomt.

16.2Oteo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, boetes of naheffingen van de Belastingdienst, rente, schade door bedrijfsstagnatie, of schade doordat de Klant op een Voorstel vertrouwde zonder het te controleren.

16.3De totale aansprakelijkheid van Oteo is per jaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Oteo betaalde, met een maximum van € 5.000. Tijdens een gratis proef is dat € 100.

16.4Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Oteo.

16.5De Klant moet schade binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk melden. Een vordering vervalt 12 maanden na de gebeurtenis.

Oteo is niet aansprakelijk als hij zijn verplichtingen niet kan nakomen door overmacht, zoals een storing bij een hosting- of AI-leverancier, een cyberaanval, een storing van internet of stroom, of maatregelen van een overheid.

18.1Alle rechten op de Dienst, de software, het ontwerp en de naam en het logo Oteo blijven bij Oteo.

18.2De Klant krijgt voor de duur van het abonnement een niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn eigen onderneming.

18.3Geeft de Klant feedback of ideeën, dan mag Oteo die vrij gebruiken.

19.1Oteo mag deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging die voor de Klant nadelig is, melden we minstens 30 dagen vooraf per mail en in de app.

19.2Is de Klant het niet eens met een nadelige wijziging, dan kan hij opzeggen voordat de wijziging ingaat. Hij krijgt dan het vooruitbetaalde bedrag voor de rest van de periode terug.

20.1Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Oteo is Nederlands recht van toepassing.

20.2Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Den Haag.

20.3Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

20.4Oteo mag de overeenkomst overdragen aan een andere rechtspersoon die de Dienst voortzet, bijvoorbeeld een eigen bv. Oteo meldt dat vooraf en de afspraken blijven gelijk. De Klant mag de overeenkomst alleen met toestemming van Oteo overdragen.

20.5Deze voorwaarden, de Verwerkersovereenkomst en de Privacyverklaring vormen samen de hele afspraak tussen de Klant en Oteo.