Verwerkersovereenkomst Oteo

1.1De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in zijn Klantgegevens. Oteo (J. von Oven h.o.d.n. Oteo, KvK 82061386, Den Haag) is verwerker.

1.2Voor gegevens die Oteo voor zichzelf verwerkt, zoals accountgegevens, facturen voor het abonnement en beveiligingslogboeken, is Oteo zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de Privacyverklaring.

3.1Oteo verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de Klant. Het gebruik van de Dienst en de instellingen die de Klant kiest, gelden als die instructie.

3.2Moet Oteo gegevens verwerken omdat de wet dat eist, dan meldt Oteo dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

3.3Vindt Oteo dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Oteo dat direct.

Iedereen die namens Oteo toegang heeft tot de gegevens, heeft een geheimhoudingsplicht. Een Oteo-medewerker bekijkt een document alleen als de Klant om hulp vraagt of als dat nodig is voor beveiliging of een storing. Elke inzage wordt met reden vastgelegd en is zichtbaar in de activiteit van de werkruimte.

5.1Oteo neemt passende technische en organisatorische maatregelen. De belangrijkste staan in Bijlage 2.

5.2Oteo mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.

6.1De Klant geeft Oteo toestemming om de subverwerkers in Bijlage 1 in te schakelen.

6.2Oteo legt elke subverwerker minstens dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

6.3Een nieuwe subverwerker meldt Oteo minstens 30 dagen vooraf per mail. De Klant kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Lossen we het niet op, dan mag de Klant opzeggen met terugbetaling van de resterende periode.

7.1Oteo slaat Klantgegevens op in de EU (database in Ierland, servers in Dublin, Ierland).

7.2Sommige subverwerkers zijn Amerikaanse bedrijven of verwerken gegevens in de VS, zoals Google, Anthropic en OpenAI voor het uitlezen van documenten. Doorgifte gebeurt alleen op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig.

8.1Oteo helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen, zoals inzage of verwijderen. Veel kan de Klant zelf in de app: inzien, aanpassen, exporteren en verwijderen.

8.2Krijgt Oteo zo'n verzoek rechtstreeks, dan stuurt Oteo het door naar de Klant en handelt het niet zelf af.

8.3Oteo helpt de Klant redelijk bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een vraag van de toezichthouder. Kost dat meer dan een paar uur, dan mag Oteo de redelijke kosten rekenen.

9.1Ontdekt Oteo een inbreuk op de beveiliging die de gegevens van de Klant raakt, dan meldt Oteo dat zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, per mail aan de eigenaar van de werkruimte.

9.2Oteo geeft daarbij wat bekend is: wat er gebeurde, welke gegevens en betrokkenen het raakt, de gevolgen en de maatregelen. Wat later bekend wordt, volgt zo snel mogelijk.

9.3De Klant beslist zelf of hij het lek meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij betrokkenen.

10.1Na het einde van het abonnement blijft de werkruimte 90 dagen alleen-lezen, zodat de Klant alles kan exporteren. Oteo stuurt op dag 60 en dag 85 een herinnering per mail.

10.2Daarna verwijdert Oteo de gegevens binnen 30 dagen, tenzij de wet bewaren eist of er een geschil loopt; dan wacht Oteo tot dat is opgelost. Kopieën in back-ups worden binnen de normale bewaartermijn van de back-ups overschreven.

10.3Oteo bevestigt het verwijderen per mail aan de eigenaar van de werkruimte. Accounts die bij geen andere werkruimte horen, verwijdert Oteo tegelijk.

11.1Oteo geeft de Klant op verzoek de informatie die nodig is om te laten zien dat Oteo zich aan deze overeenkomst houdt.

11.2Is dat niet genoeg, dan mag de Klant eens per jaar, met 30 dagen vooraankondiging, een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. De Klant draagt de kosten, tenzij de audit een ernstige tekortkoming vindt.

Voor aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt artikel 16 van de Algemene voorwaarden.

• Elke werkruimte is in de database afgeschermd per klant (row level security). Ook een fout in de app kan geen gegevens van een andere klant tonen.
• Inloggen met een eenmalige code per mail; robotcontrole tegen misbruik; extra controle voor Oteo-beheer.
• Versleuteling van verbindingen (TLS) en van opgeslagen gegevens bij de hostingpartijen.
• Sleutels voor koppelingen versleuteld opgeslagen; Gmail en Outlook: lezen, en alleen labelen of verplaatsen als de Klant opbergen aanzet. Oteo verstuurt of verwijdert nooit mail.
• Bestanden worden gecontroleerd op scripts, verborgen tekst en gevaarlijke links voordat iemand ze opent.
• Limieten op hoe vaak iets mag, per persoon, werkruimte en netwerk.
• Logboek van elke inzage door Oteo-medewerkers, met reden.
• Back-ups van de database: Oteo maakt die nu nog niet. Komen ze er, dan bewaart Oteo ze hoogstens 7 dagen. De Klant kan zelf op elk moment alles exporteren.
• Bewaking van fouten en achtergrondtaken, met een melding bij storingen.
• Wijzigingen aan de software worden nagekeken voordat ze live gaan.